D E T A I L S D u e t o a l a c k o f i n t e r n a l r e s o u r c e s t h e c i t y o f L o n g u e u i l c o n t r a c t e d a n e x t e r n a l p r o j e c t m a n a g e r T h e i n d i v i d u a l h a d l i t t l e k n o w l e d g e o f t h e p r o j e c t o r t h e c o m p l e x i t i e s o f t h e c i t y C O G E P t o o k o n t h e r o l e o f e d u c a t o r t o e n s u r e t h a t t h e p r o j e c t m a n a g e r w h o w a s r e p r e s e n t i n g t h e c i t y w a s a b l e t o a d a p t t o t h e o p e r a t i o n a l c o n t e x t s p e c i f i c t o L o n g u e u i l W h i l e t h e m a n d a t e w a s b e i n g c a r r i e d o u t t h e e x t e r n a l p r o j e c t m a n a g e r m a n d a t e d b y t h e c i t y h a d l e f t a n d C O G E P h a d t o c o m p l e t e t h e p r o j e c t w i t h a n e w p r o j e c t m a n a g e r a n d s t a r t o v e r t h e e d u c a t i o n p r o c e s s a b o u t t h e p r o j e c t t h e c h a l l e n g e s a n d t h e n e w o p e r a t i o n a l p r o c e s s e s C o n s e q u e n t l y t h e C O G E P t e a m h a d t o a s s i m i l a t e r a p i d l y t h e c i t y s i n t e r n a l a d d r e s s m a n a g e m e n t s y s t e m O r a c l e p r o g r a m m i n g d e v e l o p e d b y t h e c i t y t o a d a p t G u i d e T i t o t h e f u n c t i o n a l a r c h i t e c t u r e a n d d a t a m o d e l s H a l f w a y t h r o u g h t h e p r o j e c t a n d g i v e n t h e m a g n i t u d e o f t h e c h a l l e n g e s a h e a d f e w o f t h e c i t y s e m p l o y e e s b e l i e v e d C O G E P c a p a b l e o f f u l f i l l i n g i t s m a n d a t e w i t h i n t h e t i m e f r a m e s a g r e e d u p o n T h e f l e x i b i l i t y o f G u i d e T i s t e c h n o l o g y a n d t h e e x p e r t i s e o f C O G E P s t e a m w e r e k e y t o r e s p e c t i n g t h e d e a d l i n e s T H E C O G E P T E A M F o u r C O G E P e x p e r t s w e r e h e a v i l y i n v o l v e d t h r o u g h o u t t h e p r o j e c t A p r o j e c t m a n a g e r A s y s t e m a r c h i t e c t a n d t r a i n e r A f u n c t i o n a l a n a l y s t A d e v e l o p e r R E S P E C T O F D E A D L I N E S A N D B U D G E T S C O G E P s h o w e d e x e m p l a r y l e a d e r s h i p t h r o u g h o u t t h e p r o j e c t t o e n s u r e t h a t d e a d l i n e s w e r e r e s p e c t e d a n d t h a t t h e s o l u t i o n w a s f u l l y o p e r a t i o n a l a s p l a n n e d T h e a c t i o n p l a n f o r t h e m e c h a n i c a l s h o p s w a s s p r e a d o v e r a f o u r m o n t h p e r i o d w h i l e t h e r e q u e s t a n d c o m p l a i n t m a n a g e m e n t p r o j e c t w a s o p e r a t i o n a l w i t h i n s i x m o n t h s e n a b l i n g t h e c i t y t o r e s p e c t t h e p r o m i s e m a d e b y i t s o f f i c i a l s C o n c e r n i n g t h e m i g r a t i o n f r o m G u i d e t o G u i d e T i i n t h e m e c h a n i c a l s h o p s w e w e r e w i t h i n t h e b u d g e t s e t a t 3 0 0 0 0 o r l e s s R e g a r d i n g t h e r e q u e s t a n d c o m p l a i n t m a n a g e m e n t p r o j e c t w e r e s p e c t e d t h a t b u d g e t a s w e l l s e t a t 1 5 0 0 0 0 o r l e s s L E S S O N S L E A R N E D N a m i n g a s t e e r i n g c o m m i t t e e w a s a k e y c o m p o n e n t a l l o w i n g c h a n g e s t o b u s i n e s s p r o c e s s e s a n d p e r m i t t i n g u s t o i n t e g r a t e n e w f e a t u r e s i n 2 0 1 0 s u c h a s c o n f i d e n t i a l i t y m a n a g e m e n t a n d s t a t i s t i c a l r e p o r t s o f p r o j e c t t i m e f r a m e s T h i s s t r a t e g y c o n t r i b u t e d t o m a k i n g o u r s o l u t i o n m o r e e f f i c i e n t a n d m o r e p o p u l a r w i t h u s e r s T h e p r o j e c t a l s o e n a b l e d C O G E P s d e v e l o p m e n t t e a m t o i m p r o v e i t s k n o w l e d g e o f r e a l t i m e c o n n e c t i v i t y w i t h O r a c l e d a t a b a s e s T h i s l e v e l o f k n o w l e d g e w i l l b e e s s e n t i a l f o r f u t u r e p r o j e c t s i n t h e p u b l i c a n d p a r a p u b l i c s e c t o r s b e c a u s e s o m e o r g a n i z a t i o n s i n t h e s e s e c t o r s u s e a p p l i c a t i o n s s u p p o r t e d b y O r a c l e d a t a b a s e s A b o u t C O G E P I n c F o u n d e d i n 1 9 8 9 C O G E P i s a C a n a d i a n b a s e d c o m p a n y t h a t s p e c i a l i z e s i n t h e d e v e l o p m e n t o f s o f t w a r e f o r c o m p u t e r i z e d m a i n t e n a n c e m a n a g e m e n t s y s t e m s a n d e n t e r p r i s e a s s e t m a n a g e m e n t s o l u t i o n s C O G E P w a s r e c o g n i z e d a s t h e C h a n n e l B u i l d e r c a t e g o r y w i n n e r a t t h e 2 0 0 6 C a n a d i a n M i c r o s o f t I m p a c t A w a r d s a n d t o c e l e b r a t e 2 0 y e a r s o f s e r v i c e e x c e l l e n c e t h e c o m p a n y w i l l b e e x p l o r i n g e x c i t i n g n e w a v e n u e s o v e r t h e c o m i n g y e a r s T o f i n d o u t m o r e a b o u t t h e f u l l f u n c t i o n a l i t y a n d b e n e f i t s t h a t G u i d e T i d e l i v e r s v i s i t w w w c o g e p c o m C o n t a c t C O G E P T o l l f r e e w i t h i n C a n a d a a n d t h e U S 1 8 7 7 4 2 4 2 5 0 3 O u t s i d e o f C a n a d a o r t h e U S 1 4 1 8 6 2 6 2 5 0 3 F a x 4 1 8 6 2 6 3 3 7 3 E m a i l s a l e s c o g e p c o m D u r i n g e a c h i m p l e m e n t a t i o n C O G E P w a s o n s i t e t o a d v i s e a n d s u p p o r t u s D u r i n g t h e l a s t i m p l e m e n t a t i o n o u r G u i d e T i r e q u e s t a n d c o m p l a i n t p r o j e c t C O G E P d e m o n s t r a t e d c o n s i d e r a b l e f l e x i b i l i t y a n d e s p e c i a l l y i n d e p t h k n o w l e d g e o f i t s s y s t e m E a c h t i m e C O G E P w a s a b l e t o a d v i s e u s m a k e a d j u s t m e n t s t o i t s s y s t e m a n d e s p e c i a l l y w a l k t h r o u g h t h e w h o l e p r o c e s s w i t h u s T h e e n d r e s u l t t o d a y i s a s y s t e m t h a t s s i m p l e e f f i c i e n t a n d s t a b l e o n e o n w h i c h t h e c i t y o f L o n g u e u i l c o u n t s e n o r m o u s l y D a n i e l S t H i l a i r e A n a l y s t E l e c t r o n i c I n f o r m a t i o n a n d C o m p u t i n g R e s o u r c e s T h e m i g r a t i o n f r o m G u i d e t o G u i d e T i w a s a c c o m p l i s h e d q u i c k l y w i t h n o l o s s o f i n f o r m a t i o n o r o p e r a t i o n a l d o w n t i m e G u i d e T i i s v e r y e a s y t o u s e a n d s a t i s f i e s a l l o u r n e e d s i n t e r m s o f m a n a g i n g o u r v e h i c l e f l e e t G i l l e s D r a p e a u V e h i c l e F l e e t A d m i n i s t r a t o r