I n t e r n al c o n t r o l p e r t a i n i n g t o f i n a n c i al r epo r t i n g T h e A n n u a l A c c o u n t s A c t a n d t h e C o d e s t i p u l a te t h a t t h e B o a r d o f D i r e c to r s m u s t s u b m i t a r e p o r t o n t h e k e y a s p e c t s o f t h e c o m p a n y s s y s te m s f o r i n te r n a l c o n t r o l s a n d r i s k m a n a g e m e n t r e g a r d i n g f i n a n c i a l r e p o r t s In te r n a l c o n t r o l p e r t a i n i n g to f i n a n c i a l r e p o r t i n g i s a p r o c e s s t h a t i n v o l v e s t he B o a r d c o m p a n y m a n a g em en t a nd o t her p er s o n nel T h e p r o c e s s h a s b e e n d e s i g n e d s o t h a t i t p r o v i d e s a s s u r a n c e o f t h e r e l i a b i l i t y o f t h e e x te r n a l r e p o r t i n g A c c o r d i n g to a g e n e r a l l y a c c e p te d f r a m e w o r k t h a t h a s b e e n e s t a b l i s h e d f o r t h i s p u r p o s e i n te r n a l c o n t r o l i s u s u a l l y d e s c r i b e d fr o m f iv e d i f f e r e n t p e r s p ec t iv es 1 C o nt r ol en v i r o n m ent H e x a g o n s o r g a n i s a t i o n i s d e s i g n e d to f a c i l i t a te r a p i d d e c i s i o n m a k i n g A c c o r d i n g l y o p e r a t i o n a l d e c i s i o n s a r e t a k e n a t t h e b u s i n e s s a r e a o r s u b s i d i a r y l e v e l w h i l e d e c i s i o n s c o n c e r n i n g s t r a te g i e s a c q u i s i t i o n s a n d c o m p a n y w i d e f i n a n c i a l m a t te r s a r e t a k e n b y t h e c o m p a n y s B o a r d a n d G r o u p M a n a g e m e n t T h e o r g a n i s a t i o n i s c h a r a c te r i s e d b y w e l l d e f in e d a l lo c a t i o n o f r e s p o n s ib i l i t y a n d w e l l f un c t i o n ing a n d w e l l e s t a b l i s h e d g o v e r n a n c e a n d c o n t r o l s y s te m s w h i c h a p p l y to a l l H e x a g o n u n i t s T h e b a s i s f o r t h e i n te r n a l c o n t r o l p e r t a i n i n g to f i n a n c i a l r e p o r t i n g i s c o m p r i s e d o f a n o v e r a l l c o n t r o l e n v i r o n m e n t i n w h i c h t h e o r g a n i s a t i o n d e c i s i o n m a k i n g r o u t e s a u th o riti e s a n d r e s po n s i b i l iti e s h a v e b e e n d o c u m e n te d a n d c o m m u n i c a te d i n c o n t r o l d o c u m e n t s s u c h a s H e x a g o n s f i n a n c e p o l i c y a n d r e p o r t i n g i n s t r u c t i o n s a n d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a u t h o r i s a t i o n a r ra n g em en t s e s t a b l i s he d b y t he Pr e si d en t a nd C E O H e x a g o n s f u n c t i o n s f o r f i n a n c i a l c o n t r o l a r e i n te g r a te d b y m e a n s o f a g r o u p w i d e r e p o r t i n g s y s te m H e x a g o n s f in a n c i a l c o n t r o l un i t e ng a ge s in c lo s e a n d w e l l f un c t i o n ing c o o p e r a t i o n w i t h t h e s u b s i d i a r i e s c o n t r o l l e r s i n te r m s o f t h e f i n a n c i a l s t a te m e n t s a n d t h e r e p o r t i n g p r o c e s s T h e B o a r d s m o n i to r i n g o f t h e c o m p a n y s a s s e s s m e n t o f i t s i n te r n a l c o n t r o l i n c l u d e s c o n t a c t s w i t h t h e c o m p a n y s a u d i to r H e x a g o n h a s n o i n te r n a l a u d i t f u n c t i o n s i n c e t h e f u n c t i o n s d e s c r i b e d a b o v e s a t i s f y t h i s n e e d A l l o f H e x a g o n s s u b s i d i a r i e s r e p o r t c o m p l e te f i n a n c i a l s t a te m e n t s o n a m o n t h l y b a s i s T h i s r e p o r t i n g p r o v i d e s t h e b a s i s f o r H e x a g o n s c o n s o l i d a te d f i n a n c i a l r e po r ti n g Ea c h l e g a l e n tit y h a s a c o n tr o l l e r r e s po n s i b l e f o r t h e f i n a n c i a l c o n t r o l a n d f o r e n s u r i n g t h a t t h e f i n a n c i a l r e p o r t s a r e c o r r e c t c o m p l e te a n d d e l i v e r e d i n t i m e f o r c o n s o l i d a te d f i n a n c i a l r e p o r t i n g 2 R i s k a s s e s s m e n t T h e s i g n i f i c a n t r i s k s a f f e c t i n g t h e i n te r n a l c o n t r o l o f f i n a n c i a l r e p o r t i n g a r e i d e n t i f i e d a n d m a n a g e d a t g r o u p b u s i n e s s a r e a s u b s i d i a r y a n d u n i t l e v e l W i t h i n t h e B o a r d t h e A u d i t C o m m i t te e i s r e s p o n s i b l e f o r e n s u r i n g t h a t s i g n i f i c a n t f i n a n c i a l r i s k s a n d t h e r i s k o f e r r o r i n f i n a n c i a l r e p o r t i n g a r e i d e n t i f i e d a n d m a n a g e d i n a m a n n e r t h a t e n s u r e s c o rr e c t f i n a n c i a l r e po r ti n g S p e c i a l p ri o rit y h a s b e e n a s s i g n e d to i d e n t i f y i n g p r o c e s s e s t h a t to s o m e e x te n t g i v e r i s e to a h i g h e r r i s k o f s i g n i f i c a n t e r r o r d u e to t h e c o m p l e x i t y o f t h e p r o c e s s o r o f t h e c o n te x t s i n w h i c h m a j o r v a l u e s a r e i n v o l v e d 3 C o n t r o l a c t i v i t i e s T h e r i s k s i d e n t i f i e d w i t h r e s p e c t to t h e f i n a n c i a l r e p o r t i n g p r o c e s s a r e m a n a g e d v i a t h e c o m p a n y s c o n t r o l a c t i v i t i e s T h e c o n t r o l a c t i v i t i e s a r e d e s i g n e d to p r e v e n t u n c o v e r a n d c o r r e c t e r r o r s a n d n o n c o n f o r m i t i e s T h e i r m a n a g e m e n t i s c o n d u c te d b y m e a n s o f m a n u a l c o n t r o l s i n t h e f o r m o f f o r e x a m p l e r e c o n c i l i a t i o n s a u to m a t i c c o n t r o l s u s i n g I T s y s te m s a n d g e n e r a l c o n t r o l s c o n d u c te d i n t h e u n d e r l y i n g I T e n v i r o n m e n t D e t a i l e d a n a l y s e s o f f i n a n c i a l r e s u l t s a n d e v a l u a t i o n i n r e l a t i o n to b u d g e t a n d f o r e c a s t s s u p p l e m e n t t he bu si ne s s s p e c i f i c c o n t r o l s a nd p r o v i d e g enera l c o n f i r m a ti o n o f th e q u a l it y o f th e f i n a n c i a l r e po r ti n g 4 In f o r m at i o n a n d c o m m u n i c at i o n T o e n s u r e t h e c o m p l e te n e s s a n d c o r r e c t n e s s o f f i n a n c i a l r e p o r t i n g H e x a g o n h a s f o r m u l a te d i n f o r m a t i o n a n d c o m m u n i c a t i o n g u i d e l i n e s d e s i g n e d to e n s u r e t h a t r e l e v a n t a n d s i g n i f i c a n t i n f o r m a t i o n i s e x c h a n g e d w i t h i n t h e b u s i n e s s w i t h i n t h e p a r t i c u l a r u n i t a n d to a n d f r o m m a n a g e m e n t a n d t h e B o a r d G u i d e l i n e s h a n d b o o k s a n d j o b d e s c r i p t i o n s p e r t a i n i n g to t h e f i n a n c i a l p r o c e s s a r e c o m m u n i c a te d b e t w e e n m a n a g e m e n t a n d p e r s o n n e l a n d a r e a c c e s s i b l e e l e c t r o n i c a l l y a n d o r i n a p r i n te d f o r m a t T h e B o a r d r e c e i v e s r e g u l a r f e e d b a c k i n r e s p e c t o f t h e i n te r n a l c o n t r o l p r o c e s s f r o m t h e A u d i t C o m m i t te e T o e n s u r e t h a t t h e e x te r n a l c o m m u n i c a t i o n o f i n f o r m a t i o n i s c o r r e c t a n d c o m p l e te H e x a g o n c o m p l i e s w i t h a B o a r d a p p r o v e d i n f o r m a t i o n p o l i c y t h a t s t i p u l a te s w h a t m a y b e c o m m u n i c a te d b y w h o m a n d i n w h a t m a n n e r 5 M o n it o r i n g a c t i v it i e s T h e e f f i c i e n c y o f t h e p r o c e s s f o r r i s k a s s e s s m e n t a n d t h e i m p l e m e n t a t i o n o f c o n t r o l a c t i v i t i e s a r e r e v i e w e d c o n t i n u o u s l y T h e f o l l o w u p p e r t a i n s to b o t h f o r m a l a n d i n f o r m a l p r o c e d u r e s u s e d b y t h e o f f i c e r s r e s p o n s i b l e a t e a c h l e v e l T h e p r o c e d u r e s i n c o r p o r a te t h e r e v i e w o f f i n a n c i a l r e s u l t s i n r e l a t i o n to b u d g e t a n d p l a n s a n a l y s e s a n d k e y f i g u r e s T h e B o a r d o b t a i n s c u r r e n t a n d r e g u l a r r e p o r t s o n H e x a g o n s f i n a n c i a l p o s i t i o n a n d p e r f o r m a n c e A t e a c h B o a r d m e e t i n g t h e c o m p a n y s f i n a n c i a l p o s i t i o n i s a d d r e s s e d a n d o n a m o n t h l y b a s i s m a n a g e m e n t a n a l y s e s t h e c o m p a n y s f i n a n c i a l r e p o r t i n g a t a d e t a i l e d l e v e l T h e A u d i t C o m m i t te e f o l l o w s u p t h e f i n a n c i a l r e p o r t i n g a t i t s m e e t i n g s a n d r e c e i v e s r e p o r t s f r o m t h e a u d i to r s d e s c r i b i n g t h e i r o b s e r v a t i o n s H e x a g o n A nnu al R e p o r t 20 1 9 25