C o d e o f B u sin e ss C o n d u c t N o v e mb e r 2012 6 P r o p e r U se of A sse t s a n d I n f or m a t i on U s e o f P r o p e r t y an d Mat e r i al s I t i s e xp e c t e d t ha t OC W A s a sse t s w i l l b e u se d f o r leg i t im a t e b u s i n es s p u r p o s es W e a r e ex p ec t ed t o p r o t ec t p r op e r t y an d mat e r i al s of b ot h O CWA an d ou r c l i e n t s f r om mi s u s e d amag e d e s t r u c t i on t h e f t f r au d v an d al i s m or n eg lec t A t a l l t im es s u c h p r o p er t y a n d m a te r i a l s m u s t b e u se d r e sp o nsi b l y a nd i n a m a nne r t ha t se r v e s t he b e st i n t e r e s t s of O CWA an d ou r c l i e n t s C o n f i d e n t i al I n f o r m a t i o n a n d Mai n t ai n i n g P r iv a c y A l l i n f or ma t i on ab ou t O CWA an d i t s b u s i n e s s mu s t b e t r e a t e d as c on f i d e n t i a l u n l e s s i t h as b e e n p u b l i s h e d p u b l i c l y d i s c u s s e d o r i s o t h e r w i s e g e n e r a l l y a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c Con f i d e n t i al i n f or mat i on may i n c l u d e f i n an c i al an d b u s i n e s s i n f or mat i on i n f or mat i on on p r op os al s p e r s on al e mp l oy e e i n f or ma t i on l e g al d oc u me n t s an d i n f or mat i on ab ou t c l i e n t s s u p p l i e r s a n d t h e p u b l i c W e ar e p r oh i b i t e d f r om u s i n g c on f i d e n t i al i n f or mat i on f or b u s i n e s s or p e r s on al r e as on s ou t s i d e t h e s c op e of ou r w or k f or O CWA U n d er t h e P u b l i c S e r vi c e o f O n t a r i o A c t 20 06 a l l em p lo y ees o f O C W A a r e r eq u ir ed t o a f f ir m o r s w ea r a n Oa t h o f A l l e g i a nce t o t he C r o w n a s w e l l a s a n O a t h o f O f f i c e I n a f f ir m in g s w ea r in g t h es e O a t h s em p l o y ees ag r e e t h at t h e y w i l l n ot d i s c l os e s e n s i t i v e g ov e r n m e n t i n f o r m a t i o n u n l e s s a u t h o r i z e d o r l e g a l l y r e q u i r e d T h i s a p p li es ev en a f t er a n e m p lo y ee h a s l e f t O C W A s e mp l oy me n t P e r s on al i n f or mat i on ab ou t ou r e mp l oy e e s c l i e n t s an d t h e p u b l i c g at h e r e d t h r ou g h t h e c ou r s e of O CWA s b u s i n e s s mu s t al s o b e man ag e d i n a c on f i d e n t i al man n e r an d i n ac c or d an c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t s of t h e F r eed o m of I n f or m a t i on a nd P ro te c ti o n o f P ri v a c y A c t G u i d a n c e i s a v a i l a b le i n t h e F r e e d om of I n f or mat i on an d Pr i v a c y D i r e c t i v e I n t e g r i t y of B ook s a n d R e c or ds O p e r at i on al Dat a V a r i o u s t y p e s o f r e co r d s m u st b e e st a b l i she d a nd mai n t ai n e d t o e n s u r e e f f e c t i v e man ag e me n t of O CWA s b u si ne ss a f f a i r s M a ny o f t he se r e co r d s f o r e xa m p l e r e c o r d s r e l a t e d t o t h e op e r at i on of ou r c l i e n t s f ac i l i t i e s ar e r e q u i r e d t o b e k e p t i n ac c or d a n c e w i t h s p e c i f i c l e g i s l at i v e an d r e g u l at or y r e q u i r e me n t s or O CWA s ow n r e c or d man ag e me n t p r og r a m U n d e r n o c i r c u ms t an c e s h ou l d y ou e v e r c on c e al or f al s i f y an y d oc u me n t or r e c or d F i n an c i al R e c or d s A l l of O CWA s f i n an c i al r e c or d s mu s t b e p r e p ar e d w i t h c ar e an d h on e s t y an d on l y f or l aw f u l p u r p os e s T h e y mu s t c l e ar l y an d ac c u r at e l y r e f l e c t t h e t r u e n a t u r e of b u s i n e s s t r an s ac t i on s an d c omp l y w i t h al l r e l e v an t l e g al ac c ou n t i n g an d r e p or t i n g r e q u i r e m e n t s an d O CWA p ol i c i e s F al s e or mi s l e ad i n g e n t r i e s an d u n d i s c l os e d or u n r ec o r d ed r ev en u es ex p en s es a s s et s o r lia b i li t i es a r e p r o h i b i t e d B u si ne ss e xp e nse s m u st b e r e a so na b l e a nd ne ce ssa r y f o r t h e p e r f or man c e of O CWA s b u s i n e s s E mp l oy e e s w ho i n c u r e x p e n s e s w i l l b e r e i mb u r s e d i n ac c or d an c e w i t h th e M an ag e me n t B oar d of C ab i n e t T r av e l M e a l a n d H o s p i t a l i t y Ex p en s es D i r ec t i v e E mp l oy e e s w h o mu s t r e g u l a r l y p u r cha se g o o d s a n d se r v i ce s f o r OC W A b u si ne ss o r w h o t r a v el ex t en s i v ely o n O C W A b u s in es s a r e el ig i b l e t o ap p l y f or an O CWA P u r c h a s i n g or E n h an c e d B u s i n e s s t r a v e l c r e d i t c a r d A l t h o u g h i s s u e d i n t h e n ame of t h e em p lo y ee t h es e c r ed it c a r d s a r e t o b e u s ed f o r b u s in es s r ela t ed ex p en s es o n ly