C o d e o f B u sin e ss C o n d u c t N o v e mb e r 2012 8 Co n f l i ct s o f I n t e r e s t A v o i d i n g C o n f l i c t s o f I n t e r e s t A c on f l i c t of i n t e r e s t i s an y s i t u at i on w h e r e an e mp l oy e e s p r i v a te i n te r e s t i s i n c on f l i c t w i t h t h e i n t e r e s t s of O CWA o r th e O P S A l l e mp l oy e e s of O C WA mu s t av oi d an y p e r s on al f i n an c i al or f ami l y i n t e r e s t t h at c ou l d p r e v e n t t h e m f r om ac t i n g i n O CWA s b e s t i n t e r e s t E v e n t h e ap p e ar an c e of a c on f l i c t of i n t e r e s t c ou l d n e g at i v e l y af f e c t O CWA s r e p u t at i on an d ou r ab i l i t y t o d o b u s i n e s s e f f ec t iv ely T h e f ol l ow i n g ar e e x amp l e s of c on f l i c t s of i n t e r e s t E n g ag i n g i n an y ou t s i d e w or k or b u s i n e s s t h at i n t e r f e r e s w i t h t h e p e r f or ma n c e of y ou r d u t i e s an d r e s p on s i b i l i t i e s f or O CWA o r t he OP S G r an t i n g p r e f e r e n t i al t r e a t m e n t i n r e l a t i on t o an y OC W A mat t e r i n w h i c h e i t h e r y ou a f ami l y me mb e r a f r i e n d or an or g an i z at i on t o w h i c h y ou b e l on g h as a n in t er es t H i r i n g a me mb e r of y ou r i m m e d ia t e f a m i l y t o w o r k f or O CWA A d d i t i on al e x amp l e s of c on f l i c t s of i n t e r e s t ar e p r ov i d e d i n O R eg 3 8 1 0 7 u n d er t h e P S O A F u r t h er g u i d a n c e r e g a r d i n g c o n f l i c t o f i n t e r e s t r u l e s i s p r o v i d e d i n t h e O PS d oc u me n t Con f l i c t of I n t e r e s t Wh at Y ou N e e d t o K n ow an d i n th e O P S Gu i d e t o P u b l i c S e r v i c e E t h i c s an d Con d u c t D ec l a r i n g C o n f l i c t s o f I n t er e st A l l O CWA e mp l oy e e s ar e ob l i g at e d t o d e c l ar e an y ac t u al p e r c e i v e d or p ot e n t i al c on f l i c t of i n t e r e s t t o O CWA s Di r e c t or of H u man Re s ou r c e s or t h e P r es id en t a n d C EO U nd e r t he P S OA OC W A s P r es id en t a n d C EO h a s b een d e s i g n at e d as t h e E t h i c s E x e c u t i v e f or O CWA e mp l oy e e s an d i s r e s p on s i b l e f or p r ov i d i n g ad v i c e an d g i v i n g d i r e c t i o n t o e mp l oy e e s r e g ar d i n g c on f l i c t s of i n t e r e s t P o l it ic a l A c t iv it y R ig h t s A l l e m p l o y e e s a r e e n t i t l e d t o p a r t i c i p a t e i n p o l i t i c a l a ct i v i t y w i t h so m e r e st r i ct i o ns T he P S OA d o e s ho w e v e r s e t b ou n d ar i e s t o b al an c e t h e n on p a r t i sa nshi p o f t h e pu b l i c s e r v i c e w i t h i n d iv id u a l s a b i l i t y t o e n g a g e i n p o l i t i c a l a c t iv i t y O n e s p ec if ic ex a m p l e is w h e r e a n em p lo y ee w h o i n t e n d s t o b e a c an d i d at e i n a f e d e r al p r ov i n c i al or mu n i c i p al e l e c t i on mu s t n ot i f y O CWA s P r es id en t a n d C EO i n w r i t i n g S p e c i f i c g u i d a n c e i s p r ov i d e d i n t h e O P S d oc u me n t e n ti tl e d Po l i t i c a l A c t i v i t y R i g h t s Wh at Y ou N e e d t o K n ow an d i n th e O PS G u i d e t o Pu b l i c S e r v i c e E t h i c s a n d Con d u c t A cce p t i n g G i ft s A c on f l i c t of i n t e r es t a r is es w h en a n em p lo y ee a c c ep t s a g i f t w h i c h i n c l u d e s a b e n e f i t of an y k i n d an d a r e as on ab l e p e r s on mi g h t c on c l u d e t h at t h e g i f t h os p i t al i t y g r at u i t y or ot h e r b e n e f i t c ou l d i n f l u e n c e t h e e mp l oy e e s ab i l i t y t o p e r f or m h i s h e r d u t i e s f or O CWA Yo u a r e n ot p e r m i t t e d t o ac c e p t e i t h e r d i r e c t l y or i n d i r e c t l y g i f t s f r om an y p e r s on g r ou p or e n t i t y H a v i n g d e a li n g s w i t h O C W A Re c e i v i n g s e r v i c e s p r ov i d e d b y O CWA S e e k i n g t o d o b u s i n e s s w i t h O CWA Y ou may h o w ev er ac c e p t a g i f t of n omi n al v al u e g i v e n as an e x p r e s s i on of c ou r t e s y o r h os p i t al i t y i f d oi n g s o i s r e as on ab l e i n t h e c i r c u ms t an c e s Wh e n e mp l oy e e s ar e i n a p os i t i on w h e r e t h e y c an n ot r ef u s e a n u n a u t h o r i z ed g if t t h ey m u s t im m ed i a t ely r ep o r t th e m a tt e r to O CWA s P r es id en t a n d C EO or t h e Di r e c t or of H u man Re s ou r c e s Pu r c h a s i n g a n d S u ppl i e r s I t i s i mp or t an t t o p r ot e c t O CWA s r e p u t at i on b y r e f u s i n g t o mak e p u r c h as i n g d e c i s i on s b as e d on p r e f e r e n t i al t r e a t me n t f av ou r i t i s m p r e j u d i c e or p e r s on al f av ou r Em p l oy e e s r e s p on s i b l e f or o b t ai n i n g g ood s an d s e r v i c e s f or O CWA mu s t e n s u r e t h at an y p r oc e s s f or ou t s i d e v e n d or s t o c omp e t e f or O C WA s b u s i n e s s i s f ai r op e n t r an s p ar e n t an d ac c e s s i b l e t o q u al i f i e d v e n d or s Con f l i c t s o f in t er es t a s d ef in ed a b o v e m u s t b e a v oi d e d i n ac q u i r i n g g o o d s a n d se r v i ce s O C W A s t a f f m u st s e c u r e p r i c e q u ot at i on s f r om p ot e n t i al s u p p l i e r s an d e n s u r e t h at a f ai r an d c omp e t i t i v e p r oc e s s i s f ol l ow e d Re q u i r e m e n t s f or p r oc u r e me n t m e t h od s v ar y d e p e n d i n g on t h e d ol l ar v al u e of g ood s an d s e r v i c e s t o b e o b t a i n e d A d d i t i o n a l g u id a n c e r e g a r d i n g r e s p o n s i b i l i t i e s o f i n d i v i d u al s an d or g an i z at i on s i n t h e p r oc u r e m e n t p r oc e s s i s p r ov i d e d i n O CWA s P r oc u r e me n t Di r e c t i v e